Стоматология, будучи коммерческим предприятием, должна объективно оценивать свою текущую деятельность, выявлять и ликвидировать негативные факторы, строить планы на будущее. Оказать содействие в этом могут маркетинговые отчеты, формируемые программой автоматизации, которая специально создана компанией «Универсальная Система Учета» (УСУ) для стоматологии. Обратим внимание, что только программные продукты УСУ предоставляют такого бесценного помощника, как отчеты по всем пунктам деятельности компании из любой сферы бизнеса.

Их формирование происходит в отдельном блоке, всего в программе их три, на основании текущих показателей, статистического учета, осуществляемого компанией, и зафиксированных в CRM-системе, которая представляет собой базу контрагентов, историй контактов, визитов, мнений. Отчеты являются финальным продуктом программы автоматизации, поэтому есть смысл остановиться именно на них, чтобы показать все преимущества автоматизации стоматологии.

Блок Отчеты содержит несколько папок, названия которых достаточно понятно говорят о тематике содержащихся в них отчетах. Например, Деньги, Пациенты, Рассылка, Склад, Сотрудники, Услуги. Почитать о программе УСУ для медицинских организаций на узбекском языке можно здесь.

В папке Деньги – отчеты о текущем финансовом состоянии стоматологии за отчетный период и за все другие периоды любой продолжительности. Финансовые отчеты дают подробное и, главное, наглядное представление о доходах и расходах, изображая данные в табличном и графическом исполнении, формате диаграмм.

Диаграмма по доходам покажет все источники и их долю участия в общем объеме, аналогичная картина – по расходам, из которой будет видно, все статьи расходов являются обязательными. При этом диаграммы дадут сравнительный анализ по всем составляющим за разные периоды, показывая, как меняется состав с течением времени. Если был составлен план расходов, отчет покажет разницу между планом и фактом в этот период и сравнит с предыдущими месяцами, графически изобразит движение расходов и доходов по отношению друг к другу.

В папке Пациенты отчеты предоставляют информацию по нескольким критериям оценки, включая поведенческие и финансовые моменты. Например, определяют прирост пациентов в этом месяце и сравнивают его с предыдущими периодами. Если данные не впечатляют, отчет о маркетинговых инструментах покажет, какие рекламные площадки были задействованы и какие результаты от каждой получены, что позволит отказаться от одних и уделить больше внимания тем, что принесли реальные результаты.

Отчеты демонстрируют не только прирост, но и число отказов пациентов от дальнейшего обслуживания, разные причины отказа имеют разный «вес» в общем перечне причин в соответствующей диаграмме и ясно показывают, на что необходимо обратить внимание при организации рабочего процесса организации. В стоматологии имеет место быть ситуация, когда врачи, работая в нескольких учреждениях, могут перенаправлять своих пациентов на другое место работы. Это тоже можно будет отследить в программе благодаря CRM-системе, которая быстро вычисляет давно не появлявшихся клиентов и предлагает менеджеру уточнить причины долгого отсутствия.

Та же CRM-система включает оповещение пациентов и систему напоминаний менеджерам, чтобы своевременно напомнить клиентам о запланированных визитах. Отчет о таких напоминаниях будет тоже представлен как оценка оперативности работы менеджера. Отчет об активности пациентов показывает, какие дни недели и часы являются пиковыми для врачей, и позволяет заранее перераспределять потоки пациентов в выявленные периоды.

Отчет по среднему чеку оценивает покупательскую способность за разные периоды, при этом он составлен не только по каждому пациенту, но и по каждому сотруднику, измеряя эффективность последних предоставленным пациентам объемом услуг. Программа формирует рейтинг пациентов, определяя среди них лидеров по оплатам и прибыли и сравнивая их активность за разные периоды. Если она высока, есть смысл задуматься о поощрении таких пациентов и членов их семей. Программа имеет несколько вариантов поддержки лояльности.

Если стоматология имеет территориально развитую сеть, то отчет География покажет самый прибыльный регион.